Central de ajuda / Cadastros
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O vhsys é um sistema muito simples para você gerenciar seus cadastros de Clientes e Fornecedores. Além disso, os cadastros podem ser localizados facilmente e você controla as informações do seu negócio com o máximo de precisão.
Vamos lá! 😃
Para cadastrar um novo cliente ou fornecedor, acesse o menu: Cadastros ⇢ Clientes / Fornecedores.
Clique no botão Adicionar:
Na tela, Dados do cliente e fornecedor, teremos inicialmente as informações:
1. Selecione o Tipo de cadastro (Cliente/Fornecedor/Ambos). Desta forma, caso sua empresa tenha casos de clientes que também são fornecedores, os dados serão unificados.
2. Escolha o Tipo de pessoa (Física ou Jurídica). Como exemplo, faremos o cadastro como Pessoa Jurídica (PJ).
Dica: Ao selecionar Pessoa Física (PF), aparecerá os campos Data de nascimento e Gênero.
3. Caso queira, no campo Categoria/Classificação selecione um grupo para inserir seu cliente ou clique no botão () para adicionar uma nova categoria.
4. Marque se o cliente é ativo ou inativo em Situação cadastro.
5. Em Foto do cliente, ao clicar aparecerá uma nova janela com a opção de tirar a foto do cliente ou selecionar uma foto arquivada em seu computador. (Opcional).
6. Insira o CNPJ e clique no botão da Lupa (), irá preencher a Razão social automaticamente.
7. Preencha o Nome fantasia.
8. No campo Aplicativo, você terá acesso ao aplicativo de consulta Serasa.
Dica: O aplicativo de Consultas Serasa oferece desde consultas simples até mais detalhadas e os valores variam conforme a quantidade de dados e tipos de informações. Para saber mais, acesso o manual sobre o aplicativo Consulta Serasa.
9. Insira a Inscrição municipal e Inscrição estadual e caso o cliente seja Isento de inscrição é só marcar na opção Isento.
Dica: Caso não tenha a informação da Inscrição Estadual, consulte o Portal Sintegra.
10. Logo em seguida, teremos os campos de contato: Celular, Telefone, Ramal e Fax. Informa os dados corretamente, incluindo o celular, para que seu cliente possa receber mensagens, caso você utilize algum aplicativo de envio de SMS.
11. Insira o e-mail para que seu cliente receba o arquivo XML das notas fiscais. Para mais de um e-mail, separe por ponto e vírgula (;)
12. Caso queira, preencha Site ou Perfil (URL).
13. No campo Observações, insira alguma informação adicional interna.
14. Em seguida temos as informações de endereço do cliente. Você pode digitar o CEP e buscar clicando no botão da Lupa ().
Dica: Caso tenha inserido o CNPJ e feito a busca, os campos serão preenchidos conforme o cadastro na Receita.
Na guia Mais informações, você preenche quando seu cliente for da Zona Franca de Manaus, em caso de Pessoa Jurídica.
Selecionando Pessoa Física, aparecerá os seguintes campos:
Em Contato adicional, você pode adicionar informações do Responsável legal, por exemplo.
Caso seu cliente tem outros endereços (retirada/entrega/cobrança), inclua na guia Endereço.
Sabemos que o seu cliente é muito especial para você e por isso, em Configurações, você consegue preencher as seguintes informações:
Lista de preço: Pode especificar para este cliente, uma lista de preço que será puxada automaticamente no momento de fazer Orçamentos, Pedidos ou Notas Fiscais.
Condição de pagamento: Informe a condição de pagamento padrão de seu cliente.
Nome do vendedor: É possível vincular o cliente com um vendedor específico, facilitando o preenchimento quando for realizar uma venda ou pagamento de comissões.
Nome do profissional: É possível vincular o cliente com um profissional específico, facilitando o preenchimento quando for realizar uma venda ou pagamento de comissões.
Modalidade de frete: Você consegue definir se o transporte será feito pelo Remetente, Destinatário ou por Terceiros.
Transportadora: Você pode vincular uma transportadora ao cliente, para facilitar o preenchimento, no momento de uma venda.
Limite de crédito (R$): Informe um valor limite para vendas feitas ao cliente. Caso queira permitir que ele ultrapasse o valor definido, basta marcar a opção ao lado.
Na tela a seguir, temos as informações Fiscais e Tributárias. Marque consumidor final ou contribuinte ICMS. Insira as Observações da nota, caso tenha alguma.
Obs.: Marcando “Sim” em contribuinte ICMS, também pode escolher o Regime tributário do seu cliente.
Precisa deixar algum arquivo junto com o cadastro? É só inserir o arquivo na guia Anexo.
Não achou os campos que gostaria? Fique tranquilo, temos a solução!
Em Campos Personalizados, você consegue inserir campos complementares. É só ir em Configurações () ⇢ Parâmetros do Sistema ⇢ Cadastros.
Após adicionar os campos que precisa, irá aparecer dentro do cadastro do cliente:
Dica: Se adicionar campos (e colocar como obrigatórios), ao preencher as informações de cadastro do seu cliente terá que preencher os campos personalizados também.
Terminamos! Fácil, né? Agora é só salvar o cadastro! ?
Vamos ver como gerenciar o cadastro de Clientes e Fornecedores!
1. Caso você tenha uma base de clientes muito grande, pode clicar no botão Importar. Para saber mais, acesse: Importar Clientes e Fornecedores.
2. É possível fazer a exclusão de um Cliente ou Fornecedor de forma individual ou em massa.
3. No botão Mais Ações, podemos Exportar o cadastro de Clientes e Fornecedores em formato de planilha (Excel). É possível Imprimir uma listagem de Clientes e Fornecedores.
4. Você pode fazer uma busca rápida pelo: Nome, Razão Social, ID ou CNPJ de Clientes e Fornecedores. Clique na Lupa () para que a busca seja feita.
5. Você também pode realizar uma Busca avançada utilizando alguns filtros, como:
Situação: Selecione Ativo ou Inativo.
Tipo de Cadastro: Marque a opção Cliente, Fornecedor ou Ambos.
Categoria: Informe a categoria desejada.
Vendedor: Insira o nome do vendedor.
Créditos no PDV: Selecione Sim ou Não.
Dica: Marcando a opção exibir nome fantasia para pessoas jurídicas, caso não tenha um nome fantasia cadastrado, será apresentado a Razão social.
6. Lista de registro dos clientes e fornecedores em que você pode verificar: ID, Nome, CNPJ/CPF, Telefone e Situação.
7. Caixa para selecionar itens em massa.
8. Temos o Registro de Ocorrência, a Ficha cadastral e o Botão Ações.
Registro de Ocorrência: Registre negociações ou acordos com clientes, ficando arquivado e sendo possível sua visualização em Pedidos ou Notas Fiscais.
Ficha cadastral: Consulte os dados do seu cliente.
Botão Ações: Temos uma lista com atalhos, conforme imagem abaixo:
Novo recebimento: Adicione um novo lançamento no contas a receber.
Novo pagamento: Inclua um novo pagamento no contas a pagar.
Novo pedido: Abre a tela para inserir os Dados do pedido.
Novo orçamento: Inicia a tela para gerar um Orçamento.
Nova ordem de compra: Abrirá a tela de Dados da ordem de compra.
Dica: Se o seu cliente estiver como Fornecedor ou Ambos, em Tipo de cadastro, as opções de Novo pagamento e Nova ordem de compra serão apresentadas.
Muito simples, né?
Aproveite e confira no vídeo abaixo sobre como fazer o Cadastro de Clientes com uma abordagem leve e descontraída:
Ficou com alguma dúvida? Não se preocupe, nosso time de suporte vai te ajudar a resolver seu problema. Pode confiar!
Até mais! 😃