Gerenciamento de Pedidos

Você sabia que com o vhsys você cria e gerencia os pedidos da sua empresa de modo muito simples e rápido, tornando a gestão do seu negócio ainda mais completa?

Vamos te mostrar! ?

Neste artigo você vai aprender sobre:

1. Dados do Pedido

Para cadastrar ou gerenciar um Pedido, acesse o menu: Vendas ⇢ Pedidos.

Em seguida, clique em Novo pedido.

Você aparecerá a tela Dados do pedido:

Caso o cliente não esteja cadastrado, você pode clicar em Cadastrar Cliente para fazer o cadastro dentro do Pedido.

Insira o nome de seu cliente, o sistema fará a busca através do Cadastro de Clientes e Fornecedores. Selecione conforme a imagem:

Após selecionar o cliente, vai aparecer a confirmação de que o cliente está cadastrado e duas opções:

1. Ocorrência: Você consegue ver os registros do cliente, vamos falar um pouco mais daqui a pouco.

2. Ver Cliente: Aparecerá a tela Alterar cliente, caso você precise fazer alguma alteração no cadastro do cliente.

Dentro de Ocorrência, teremos:

Últimas Vendas: Mostra as últimas vendas realizadas para o cliente, incluindo: Número da Nota Fiscal Eletrônica, Data, Valor total e o ícone Visualizar DANFE. Assim, você consegue visualizar a NF-e de forma prática.

Produtos Mais Vendidos: Mostra os Produtos que o Cliente mais compra, ficando fácil para o departamento comercial explorar novas vendas ou orçamentos.

Contas a Pagar e Receber: Mostra todas as contas a Pagar ou a Receber e a situação.

Registro de Ocorrências: São observações manuais feitas diretamente no módulo de Cadastros ⇢ Clientes e Fornecedores.

Ao inserir o seu cliente e clicar em Pesquisar (), irá aparecer a seguinte tela:

Se o seu cliente tiver mais de um cadastro registrado, irá aparecer para você Selecionar, Editar ou criar um Novo Cadastro.

2. Produtos

1. Lista de Preço: Você consegue selecionar uma Lista de Preço.

2. Produto: Basta iniciar a digitação do nome do produto que o sistema vai buscar no Cadastro de Produtos. Vamos falar sobre isso mais a frente.

3. Quantidade: Insira a quantidade de produtos que deseja.

4. IPI e ICMS: Porcentagem de impostos cadastrado no item Cadastro de Produtos.

5. Valor Unitário: Valor de cada item do pedido.

6.Valor Total: O mesmo é calculado automaticamente pelo sistema.

Ao buscar o nome do produto, o sistema trará os produtos cadastrados. Se o produto desejado ainda não tiver cadastro, você consegue cadastrar um novo produto em Adicionar o Produto:

Ao clicar em Adicionar Produto, você será direcionado para a tela:

Quantidade inicial de estoque: Informe a quantidade inicial de estoque do produto que está sendo cadastrado.

Após preencher as informações, clique no botão Salvar.

3. Totais do Pedido

Vamos entender um pouco sobre a parte de Totais do Pedido!

1. Valor dos produtos: Calcula automaticamente quando os produtos são adicionados no pedido.

2. Valor do IPI: Calcula automaticamente caso os produtos tenham incidência de impostos.

3. Valor do frete: Campo utilizado para informar o valor do frete do pedido.

4. Valor do desconto: Aplique descontos em porcentagem ou em reais em base o valor total da venda, ficando simples para arredondamento de valores ou negociações financeiras.

5. Peso Bruto – Líquido: Pode ser informado manualmente no momento em que o pedido é realizado. Ou é possível incluir a informação diretamente no cadastro de produtos para que seja calculada automaticamente no momento da venda.

6. Valor total do pedido: O valor total do pedido de produtos é calculado automaticamente.

4. Pagamento

Com o vhsys sua empresa pode gerenciar as suas Condições de Pagamento de duas formas:

Temos as Condições de pagamento pré-definidas que podem ser cadastradas no menu: Financeiro ⇢ Parâmetros ⇢ Condições de Pagamento.

Em seguida, na tela de Condições de pagamento, clique em Adicionar:

Aparecerá a tela:

1. Nome: Insira o nome da Condição.

2. Forma de Pagamento: Selecione a forma de pagamento.

3. Status: Marque a opção Ativo ou Inativo.

4. Intervalo: Determine o intervalo entre as parcelas.

5. Primeira Parcela: Escolha a quantidade de dias para a primeira parcela.

6. Quantidade de Parcelas: Preencha a quantidade desejada de parcelas.

7. Juros: Informe a porcentagem de juros.

8. Percentual de Juros: Escolha se o percentual de juros será Simples ou Composto.

Temos as Condições de pagamento manual dentro do Pedido. Você pode inserir a quantidade de parcelas no momento do pagamento e clicar no botão Gerar ().

O sistema fará a geração automática das parcelas com intervalo de 30 dias.

Sempre verifique a Data, o Valor e a Forma de Pagamento antes de gerar seu pedido.

Dica: O processo é o mesmo para o pagamento 1x no dinheiro, por exemplo. É só colocar na Quantidade de parcela o número 1 e clicar em Gerar. E na forma de pagamento, localize a opção Dinheiro.

5. Transporte

Na guia Transporte, você pode digitar as informações do Frete.

Modalidade de frete: Selecione se é Remetente, Destinatário ou Sem Frete.

Transportadora: Ao iniciar a digitação no campo Transportadora, o sistema irá buscar as Transportadoras cadastradas.

Caso não esteja cadastrado, você poderá cadastrar clicando em: Esta transportadora não possui cadastro, deseja completá-lo?

6. Detalhes do Pedido

É possível informar os seguintes itens:

1. Data do pedido: Data em que foi realizado.

2. Prazo de Entrega: Prazo dado para o cliente sobre a entrega do pedido.

3. Referência: Número de controle interno para o pedido ou código interno.

4. Observações: Você pode digitar detalhes adicionais ao pedido. A informação será impressa nas observações da nota.

5. Observações Internas: Utilizado para controles internos da empresa e observações de negociações.

6. Contrato/Anexo: Caso você precise anexar algum documento sobre o pedido.

7. Gerenciando seus Pedidos

Veja como é fácil fazer a gestão de seus Pedidos.

1. Imprimir: Imprime uma listagem com os pedidos do sistema.

2. Excluir: Selecione os pedidos que deseja excluir e clique no botão excluir.

3. Mais ações: Apresenta as opções Agrupar (selecione os Pedidos que deseja unificar e clique no botão agrupar) e Exportar (você consegue exportar os pedidos).

4. Busca: É possível fazer pesquisas pelos seguintes campos: Nome do Cliente, Número do Pedido e Referência.

5. Busca avançada: Você pode realizar a busca de pedidos no sistema preenchendo os dados abaixo:

Situação: Localize de acordo com a situação desejada.
Data pedido: O sistema fará a pesquisa entre datas.
Vendedor: É possível realizar a busca por vendedores.
Valor Total: O sistema fará a pesquisa de pedidos entre valores.
Data de cadastro: O sistema fará a pesquisa entre datas de cadastro do pedido.

6. Campo de Marcação: Você consegue selecionar os pedidos individualmente ou em massa.

7. Situação: Mostra como está o andamento do Pedido. Se está: Em aberto, Em andamento, Atendido ou Cancelado.

8. Botão Ações: você pode utilizar várias funções.

Vamos conhecer cada função do Botão Ações!

Botão Ações

Emitir nota fiscal (): Com base nos dados informados no pedido é possível emitir uma nota fiscal.

Emitir NFC-e (): Com base nos dados informados no pedido é possível emitir uma nota fiscal de consumidor.

Ordem de compra (): Com base nos dados informados no pedido é possível emitir uma ordem de compra.

Copiar pedido (): Faz uma cópia fiel do pedido selecionado.

Lançar contas (): Lança as informações e parcelas do pedido em Contas a Receber. Daqui a pouco falamos mais sobre o Lançar Contas.

Lançar estoque (): Utilize esta opção para fazer a baixa automática do estoque.

Imprimir pedido (): Você pode imprimir o pedido.

Imprimir produção (): Você pode imprimir uma ordem de produção com base nos dados do pedido.

Imprimir recibo (): Você pode imprimir um recibo de entrega do pedido.

Etiquetas (): Imprima etiquetas para os seus produtos. Falaremos daqui a pouco!

Alterar Status (): Possibilita controlar o andamento do pedido. Vamos falar mais daqui a pouco!

Lançar Contas

Você pode lançar as informações e parcelas do pedido em Contas a Receber.

Informe a Conta Bancária e se deseja Lançar comissão.

Clique no botão Gerar.

O sistema fará o lançamento automático em seu contas a receber. Se a forma de pagamento for Boleto, também será gerado.

Para fazer o estorno do lançamento, basta clicar no botão Ações e utilizar a opção Estornar Contas:

Etiquetas

Na opção Etiquetas, no botão Ações, o sistema irá mostrar duas opções: Etiquetas de transporte e Etiquetas de produtos:

Etiquetas de transporte: O sistema vai gerar um arquivo, que será aberto em outra aba do seu navegador, e você terá as etiquetas com informações sobre o transporte. Você pode imprimir e baixar em PDF.

Etiquetas de produto: Você poderá imprimir etiquetas com informações dos produtos utilizando os padrões de impressão do Aplicativo de Etiquetas.

Na opção Alterar Status, no botão Ações, o sistema possibilita que você controle o andamento do pedido. Veja abaixo:

Para visualizar ou editar os dados do pedido, basta clicar em cima do lançamento desejado.

Caso você faça a sincronização via App Mobile vhsys, ao lado do lançamento, irá aparecer Sincronizado via aplicativo (). Para saber mais, clique no artigo sobre o App Mobile vhsys.

Viu como é fácil?

Caso tenha alguma dúvida, entre em contato com a gente!

Até mais! ?